Vom ersten Kontakt bis zum Monatsabschluss.
Alles, was Personal ausmacht.
Alles miteinander verbunden.
Recruiting, Personalakte, Planung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Kommunikation, Auswertungen und Zuschläge greifen in OKUN Workforce ineinander – statt als einzelne Lösungen nebeneinander zu stehen.
Dienstplanung
Planen Sie Arbeitszeiten und Dienste nach den tatsächlichen Regeln Ihres Unternehmens – mit Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Vertretungen und fairer Verteilung direkt in der Berechnung.
- Wochen-, Zwei-Wochen- und Monatsplanung mit einem Rechenkern, der alle Möglichkeiten prüft
- Ihr eigenes Regelwerk als geprüfter Code — Arbeitszeitmodelle, feste freie Tage, Mindestbesetzung je Bereich
- Standorte, Bereiche und Teams als Planungsstruktur
- Dienstwünsche der Beschäftigten, mit nachvollziehbarer Abwägung
- Fairness über Wochen hinweg: Früh-, Spät- und Wochenenddienste werden gleichmäßig verteilt
- Vertretung bei Ausfall: wer kann, wer darf, wer bleibt zurück
- Schichttausch zwischen Beschäftigten, mit Freigabe durch die Leitung
- Vorschläge, wenn es nicht aufgeht — nachgerechnet, dann zum Genehmigen oder Ablehnen
- Planvarianten zum Vergleich: ausgewogen, mitarbeiterfreundlich, maximal fair
- Aufgabenkatalog: To-dos und Checklisten je Dienst
- Veröffentlichen mit Benachrichtigung an alle Betroffenen
- Dienstplan als Druckansicht und als Export
Zeiterfassung
Arbeitszeiten am Gerät oder Smartphone erfassen, Über- und Minusstunden verfolgen und Zuschläge automatisch aus den tatsächlichen Zeiten ableiten.
- Stempeluhr am Gerät und im Telefon, mit Zeitstempel vom Gerät
- Warteschlange ohne Netz: nachgereicht, sobald wieder Empfang da ist
- Stundenkonten, Über- und Minusstunden je Person
- Soll-Ist-Vergleich je Woche, mit Benennung der Abweichung statt Kaschierung
- Pausenregeln je Standort: ab wann, wie lange, automatisch abgezogen
- Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag nach §3b EStG
- Eigene Zuschlagsregeln je Unternehmen, Standort oder Person
- Monatsabschluss durch die Leitung — ohne Freigabe kein Lohn
- Zeitkorrekturen mit Protokoll, wer wann was geändert hat
Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit, Betriebsferien und weitere Abwesenheiten zentral verwalten – und unmittelbar in der Personalplanung berücksichtigen.
- Urlaubsanträge mit Jahresplanung und Resturlaub
- Krankmeldung mit Krankenschein, Fristenprüfung nach §5 EntgFG
- Lücken bei fehlender Folgebescheinigung werden benannt
- Betriebsferien und Pflichturlaub für den ganzen Betrieb
- Mutterschutz und Beschäftigungsverbote
- Abwesenheiten wirken sofort auf den Dienstplan
Übergabe an die Lohnabrechnung
Ihr Lohnprogramm bleibt, wo es ist. OKUN Workforce liefert die Zahlen, die es am Monatsende braucht – gerechnet aus den tatsächlich gestempelten Zeiten statt aus einer Liste, die jemand abtippt.
- Monatsabschluss durch die Leitung — erst danach geht etwas ans Lohnbüro
- Zuschläge für Nacht, Samstag, Sonntag und Feiertag nach §3b EStG
- Eigene Zuschlagsregeln je Unternehmen, Standort oder Person
- Zuschlagsübersicht je Person und Monat, über alle Standorte
- Übergabedatei fürs Lohnbüro: Personalnummer, Stunden, Mehrarbeit, Zuschläge und Fehltage
- Steuerfreie und steuerpflichtige Zuschläge getrennt — so, wie das Lohnprogramm sie bucht
- Was fehlen würde, steht vorher da: etwa eine Personalnummer, die nicht gepflegt ist
- Stundennachweis je Mitarbeiter als Druckansicht für die Personalakte
- Ihre fertige Entgeltabrechnung in die App zustellen — jeder sieht seine eigene auf dem Telefon
Personalakte und Nachweise
Mitarbeiterdaten, Pflichtnachweise, Vertragsfristen und Belehrungen zentral verwalten – inklusive Erinnerung, wenn etwas abläuft oder fehlt.
- Stammdaten, Rollen und Zugänge je Person
- Einladung per E-Mail mit eigenem Zugangslink
- Pflichtnachweise mit Ablaufdatum: Schulungen, Unterweisungen, Führerscheine, Zertifikate
- Nachweise anfordern, einreichen, nachfragen, abnehmen
- Belehrungen und Unterweisungen verteilen und bestätigen lassen, mit Beleg
- Eingliederungsmanagement (BEM) ab der gesetzlichen Schwelle — und abgeschirmt vor allen, die es nichts angeht
- Vertragsfristen mit Erinnerung
Kommunikation
Chat, Ankündigungen und Einspringanfragen direkt dort organisieren, wo auch Mitarbeiter, Teams und Standorte verwaltet werden.
- Chat zwischen Beschäftigten, einzeln und in Gruppen
- Gespräche zu zweit sind für niemanden sonst einsehbar — auch nicht für die Leitung
- Tritt die Leitung einer Gruppe bei, steht das sichtbar im Verlauf
- Benachrichtigungen auf das Telefon, auch bei geschlossener App
- Einspringen-Anfragen mit Eskalation: erst das Team, dann der Bereich, dann alle
- Ankündigungen an ganze Standorte
Auswertungen
Verteilung, Belastung und Entwicklungen im Team sichtbar machen und frühzeitig erkennen, wo personelle Engpässe entstehen können.
- Team-Kennzahlen: Verteilung, Belastung, Trends
- Personalrisiko: wo es eng wird, bevor es eng wird
- Workforce Score: Punkte und Stufen für das Team
- Berichte und Datenexport
- Plan-Bewertung mit Score und Freigabeempfehlung
Recruiting
Stellen veröffentlichen, Bewerbungen begleiten und neue Mitarbeiter nach der Einstellung direkt in OKUN Workforce übernehmen.
- Stellen ausschreiben
- Eigene Karriereseite, ohne Anmeldung erreichbar
- Bewerbungen entgegennehmen und begleiten
- Aus der Einstellung wird direkt ein Zugang
Mehrere Standorte
Standorte, Bereiche und Verantwortlichkeiten getrennt verwalten und gleichzeitig den Überblick über das gesamte Unternehmen behalten.
- Standorte und Bereiche mit eigener Leitung
- Bereichsleitung sieht nur ihre Bereiche
- Auswertungen über alle Standorte
- Saubere Trennung zwischen Mandanten — geprüft bei jeder Auslieferung
Datenschutz
Auskunft, Löschung, Aufbewahrung und Zugriffsschutz als fester Bestandteil des Systems statt als nachträgliche Zusatzaufgabe.
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO auf Knopfdruck, als PDF und als Datei zum Mitnehmen
- Löschkonzept über alle Tabellen, mit Vorschau vor jeder Löschung
- Sperre statt Löschung, wo das Gesetz die Aufbewahrung verlangt
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32), jede mit Beleg im Code
- Anmeldeschutz mit Sperre nach Fehlversuchen
- Zwei-Faktor-Anmeldung über App oder SMS
Auf jedem Gerät
Im Browser, auf iPhone und Android sowie als Programm für Windows, macOS und Linux – mit Funktionen, die auch offline weiterarbeiten.
- Mitarbeiter-App für iPhone und Android
- Gesichts- oder Fingerabdruck-Sperre vor Lohn- und Personaldaten
- Kamera für Nachweise und Bescheinigungen, ohne Umweg über die Dateiauswahl
- Programm für Windows, macOS und Linux — mit eigenem Symbol im Startmenü
- Drucken ohne Browserrand: Stundennachweis und Dienstplan für die Personalakte
- Funktioniert im Funkloch und reicht nach, sobald wieder Netz da ist
Warum das alles geprüft ist
Ein Programm, an dem Arbeitszeiten und Zuschläge hängen, darf sich nicht irren. Bei jeder Auslieferung laufen über 1400 Prüfungen gegen das laufende System — echte Anmeldung, echte Datenbank, mehrere Mandanten. Dazu kommen über 900 Rechenprüfungen und die Abnahme des Rechenkerns an wirklich gelösten Plänen. Schlägt eine fehl, wird nicht ausgeliefert.
75 einzelne Funktionen in 11 Bereichen.
Wie viele Programme braucht es heute, um einen Mitarbeiter zu verwalten?
Mit OKUN Workforce reicht eines.
Recruiting, Personalplanung, Arbeitszeit, Zuschläge und Mitarbeiterverwaltung – miteinander verbunden in einem System.
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